يعد مجلس الإدارة قلب الحوكمة في الشركة، فهو الجهة التي ترسم التوجه وتراقب الإدارة التنفيذية وتحاسبها. لكن كثيراً من المجالس تتحول مع الوقت إلى اجتماعات شكلية تعتمد قرارات أعدت مسبقاً، دون نقاش حقيقي أو متابعة. في هذا المقال نستعرض العناصر التي تجعل المجلس ولجانه أداة قرار فعالة.
الفصل بين الإشراف والتنفيذ
أول قواعد الحوكمة أن المجلس يشرف ولا يدير العمل اليومي. فالمجلس يعتمد الاستراتيجية والميزانية والسياسات الرئيسية، ويراقب الأداء والمخاطر، بينما تتولى الإدارة التنفيذية التنفيذ. وعندما يتدخل المجلس في التفاصيل التشغيلية، يضعف دوره الرقابي وتضيع المساءلة.
لائحة عمل المجلس
من المهم أن يكون للمجلس لائحة مكتوبة تنظم عمله، وتتسق مع نظام الشركات والنظام الأساس للشركة، وتتناول عادةً:
- اختصاصات المجلس وما يحتفظ به من صلاحيات لا تفوض.
- آلية الدعوة إلى الاجتماعات وجدول الأعمال وتوزيع المواد مسبقاً.
- النصاب والتصويت وكيفية التعامل مع تعارض المصالح.
- تقييم أداء المجلس وأعضائه بشكل دوري.
اللجان المنبثقة عن المجلس
اللجان تمكن المجلس من دراسة الملفات المتخصصة بعمق قبل اتخاذ القرار. ومن أبرزها:
- لجنة المراجعة: تتابع القوائم المالية والرقابة الداخلية والمراجع الخارجي، وهي من اللجان التي تتطلبها الأنظمة في شركات المساهمة.
- لجنة الترشيحات والمكافآت: تعنى بمعايير عضوية المجلس وسياسات مكافآت الأعضاء وكبار التنفيذيين.
- لجنة المخاطر أو اللجنة التنفيذية: بحسب طبيعة نشاط الشركة وحجمها.
وتفرض لائحة حوكمة الشركات الصادرة عن هيئة السوق المالية على الشركات المدرجة متطلبات إضافية في تشكيل اللجان واستقلالية أعضائها، لذا يجب الرجوع إلى المتطلبات المنطبقة على كل شركة بحسب شكلها ووضعها.
أمين سر المجلس: الدور الذي يستهان به
أمين السر ليس مجرد كاتب للمحاضر، بل هو الضامن لانتظام عمل المجلس. ومن مهامه:
- إعداد جدول الأعمال بالتنسيق مع رئيس المجلس وإرسال المواد في وقت كاف.
- تدوين المحاضر بدقة، بما في ذلك التحفظات والنقاشات الجوهرية.
- متابعة تنفيذ القرارات ورفع تقارير بما تم إنجازه.
- حفظ سجلات المجلس وقراراته بطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها.
علامات تحتاج إلى مراجعة
- قرارات تعتمد دون مواد مكتوبة أو دراسة مسبقة.
- محاضر عامة لا توضح من قرر ماذا ولماذا.
- لجان موجودة على الورق دون اجتماعات أو تقارير فعلية.
- غياب أي تقييم لأداء المجلس منذ تشكيله.
بناء مجلس فعال عمل تراكمي يبدأ بلوائح واضحة وممارسة منتظمة. ونساعد في المكتب على صياغة لوائح المجلس واللجان وتقييم فاعلية الحوكمة القائمة واقتراح خطة تحسين عملية.