لم تعد حماية البيانات الشخصية شأناً تقنياً يخص إدارة تقنية المعلومات وحدها. فمع نفاذ نظام حماية البيانات الشخصية في المملكة، أصبحت كل جهة تجمع بيانات الأفراد أو تعالجها، من أسماء العملاء وأرقام جوالاتهم إلى ملفات الموظفين، مطالبة بالالتزام بقواعد واضحة، تشرف عليها الهيئة السعودية للبيانات والذكاء الاصطناعي (سدايا).
هل ينطبق النظام على شركتك؟
في الغالب نعم. فالنظام ينطبق على معالجة البيانات الشخصية المتعلقة بالأفراد في المملكة، سواء جمعتها عبر موقع إلكتروني أو تطبيق أو نموذج ورقي أو نظام موارد بشرية. ويكفي أن تحتفظ بقائمة عملاء أو بيانات موظفين ليكون النظام معنياً بك.
المبادئ الأساسية
- تحديد الغرض: جمع البيانات لغرض واضح ومشروع، وعدم استخدامها لغرض آخر لا يتوافق معه.
- الحد الأدنى: جمع ما تحتاجه فقط، لا كل ما يمكن جمعه.
- الشفافية: إبلاغ صاحب البيانات بما يجمع وسببه ومن يطلع عليه، عبر سياسة خصوصية واضحة.
- الأمان: اتخاذ تدابير تنظيمية وتقنية تحمي البيانات من الوصول غير المصرح به.
- مدة الاحتفاظ: عدم الاحتفاظ بالبيانات أكثر مما يتطلبه الغرض أو الأنظمة.
حقوق أصحاب البيانات
يمنح النظام الأفراد حقوقاً يجب أن تكون الشركة مستعدة للاستجابة لها، منها الحق في العلم بكيفية معالجة بياناتهم، والوصول إليها، وطلب تصحيحها، وطلب إتلافها في الحالات التي يحددها النظام. ويتطلب ذلك وجود إجراء داخلي واضح لاستقبال الطلبات والرد عليها.
خطة امتثال من خمس خطوات
- حصر البيانات: ما البيانات التي تجمعها؟ من أين؟ وأين تحفظ؟ ومن يطلع عليها؟
- تحديد الأساس النظامي: هل تعتمد على الموافقة، أم على تنفيذ عقد، أم على التزام نظامي؟
- تحديث الوثائق: سياسة الخصوصية، ونماذج الموافقة، وبنود حماية البيانات في عقود الموردين ومقدمي الخدمات.
- الضوابط الأمنية: صلاحيات الوصول، والتشفير، والنسخ الاحتياطي، وإجراءات التعامل مع حوادث تسرب البيانات وإبلاغ الجهة المختصة وفق ما تحدده اللوائح.
- التدريب والمراجعة: توعية الموظفين ومراجعة الامتثال دورياً.
نقاط تحتاج انتباهاً خاصاً
- نقل البيانات إلى خارج المملكة، بما في ذلك استخدام خدمات سحابية خارجية، إذ ينظمه النظام ولوائحه بضوابط خاصة.
- البيانات الحساسة كالبيانات الصحية والمالية، فلها أحكام أشد.
- التسويق المباشر عبر الرسائل والبريد، ويتطلب مراعاة موافقة صاحب البيانات.
الامتثال لحماية البيانات يبني ثقة العملاء قبل أن يكون التزاماً نظامياً. ويمكننا في المكتب إجراء تقييم للفجوات في شركتكم وإعداد السياسات والعقود اللازمة بما يتوافق مع النظام ولوائحه التنفيذية.